Dijital Arşivleme Nedir?
Dijital Arşiv Sistemi dokümanların
kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanmasıdır. Temel konu
dökümanlardır. Bundan dolayı Delfin Arşiv olarak dokümana özellik
kazandırılarak yapılandırılmasnı gerçekleştirmekteyiz. Dokümanın
yapılandırılması; dokümanın içeriğine bağlı olarak ayrılması, detay
bilgilerinin girilmesi ( proje adı, proje kodu, ilçe, pafta, ada, parsel, sayı,
karar, ik, fatura no, t.c., sgk no, vb) veriler elde edip bu verilerden bir
database oluşturulmasıdır.
Teknolojik
gelişmeler birçok alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da şirket / kurum işin
devamlılığı, hızı ve güvenliği Delfin
Arşiv olarak temel unsurumuzdur. .Dijital arşivleme ile beraber
kurum ve şirketlerin daha hızlı büyümesine olanak sağlar. .
Delfin Arşiv Dijital arşivleme hizmeti aşağıdaki
adımlardan oluşur:
- Evrak
Tasnif Ayrıştırma: Dijital arşivleme sürecine
dahil olacak evraklar öncelikle tarama işlemine hazır hale getiriliyor. Taraması
yapılacak evraklar düzenli bir şekilde ayrıştırılması yapılır.
Kategorize edilir.
|
- Evrak
Tarama: Ayrıştırılması ve tasnif i yapılmış olan
doküman ve evraklar, Profesyonel Tarayıcılar ile hızlı ve düzenli bir
şekilde taranarak dijital ortama güvenli bir şekilde aktarılır.
|
|
|
- İndeksleme: Bu aşama da evrak ve dökümanlar şirket/kurum
bünyesine uygun arama kriterlerine göre (dosya numarası, personel adı,
kurum adı, evrak no veya sayısı, tarihi v.b.) tüm detaylı bilgileri
düzenlenip işlenir.
|
- Kalite
Kontrol: Delfin Arşiv olarak
dijital arşivleme sürecinin en önemli kademesi olan Kalite Kontrol aşamasın
da olası hatalar, iyileştirilmeler, indekslemeler ve tüm dökümanlar ayrı
ayrı işlenerek, kaliteleri ve standartları kontrol edilerek düzeltilir.
|
- Aktarma: Taraması ve kalite düzeyleri kontrol edilen
evrak/dökümanlar, üst seviye güvenlik önlemleri alınmış olan arşiv
sistemlerine kayıtları yapılarak, güvenli bir şekilde kurum/şirket için
hazırlanmış olur.
|
Dijital Arşivleme Hizmetinin Faydaları
-
Belge ve dokümanlarınızın arşivde
fiziksel olarak aranması ve sonucunda oluşacak zaman ve işgücü kaybı
tamamiyle ortadan kalkmaktadır.
-
Arşivlenen dosya/dökümanların, Güvenlik
Standartları ve Yasal Mevzuata Uygun ortamda saklanması.
-
Belge/dökümanlarınızın kaybolma
risklerinin, dijital arşiv ile ortadan kalkması.
-
Belge / Dökümanlarınızın içerik orijinalliğinin
ve düzeninin korunması
-
Bir belge/dökümanınıza aynı anda birden
fazla kişinin erişim sağlayarak, iş akışının hızlanması ve çoklu erişime
olanak tanıması.
-
Dijital ortam aktarılması sonucunda,
belge/dökümanlarınızın görüntü kalitesi ve temizliğinin sağlanmış olması.
-
Kelime ile arama işlemleriniz de , o
kelimenin geçtiği sayfalara ulaşım ve hızlı çözüm ile iş akışınızın
hızlanmasına olanak sağlar.
-
Yasal olarak fiziksel arşiv saklama
süreleri gereği, uzun yıllar saklanması gereken evrak/dökümanların, zaman
içerisinde yıpranması, aşınması gibi durumlar, dijitalleştirme işlemi ile
ortadan kaldırmış olursunuz.
-
Evrak ve dökümanlarınıza, güvenlikli alt
yapımız sayesinde, güvenli bir şekilde sadece şirket/kurum tarafından
yetkilendirilmiş kişilerin erişimi sağlanarak. Üst düzey güvenlik
sayesinde, dosyalarınız koruma altında tutulur.
-
Evrak/dökümanınızın ihtiyaç halinde,
sistemlerinizde bulunması ve var olduğunu bilmeniz. Kaybolma gibi riskleri
tamamen ortadan kaldırır.
-
Evrak/dökümanların kurum içi, iş akışına
dahil edilmesi ile erişim hızı ve iş verimliliği üst düzeye çıkmış olur.
